Glück Auf Appartements steigert seine Direktbuchungen

Glück Auf, ist ein vielseitiges Immobilienunternehmen, das unterschiedliche Bereiche wie Vermietung, Hausverwaltung, das Maklergeschäft sowie Immobilienprojekte abdeckt. Ein bedeutender Teil des Unternehmens ist Glück Auf Appartements, hier können voll ausgestattete und komfortable Apartments, die perfekt für Geschäftsreisende sowie Individualreisende geeignet sind, auch langfristig gebucht werden.

Derzeit umfasst das Portfolio von Glück Auf Appartements rund 125 Apartments an zwölf Standorten im Ruhrgebiet und in Köln. Die stilvoll eingerichteten Apartments richten sich dabei vor allem an die Gäste, die nicht nur übernachten, sondern auch ankommen möchten. Sozusagen ein zweites Zuhause auf Zeit.

Wir konnten mit Stefan Sponheuer sprechen, der seit letztem September als Operations Manager Teil des relativ kleinen Teams von Glück Auf Appartements ist. Er hat den PMS-Wechsel zu Apaleo von Beginn an entscheidend mitgestaltet und erzählte uns, wie das Team durch den Einsatz von Apaleo zahlreiche Prozesse automatisieren, und so die operative Effizienz deutlich steigern konnte.

Herausforderung: Manuelle Bearbeitung von Zahlungen und Rechnungen

Glück Auf Appartements wird neben Stefan von nur zwei weiteren Kolleg:innen betrieben. Als eher kleines Team ist es für sie daher besonders wichtig, ein Property Management System (PMS) zu nutzen, dass ihre Arbeitsprozesse bestmöglich unterstützt.

Das zuvor verwendete PMS konnte dieser Anforderung jedoch häufig nicht gerecht werden: Viele Prozesse, etwa die Buchhaltung, Überweisungen oder der Versand bzw. die Korrektur von Rechnungen, waren dabei kompliziert, schwer abzubilden oder nur durch zusätzliche, extern angebundene Hilfssysteme überhaupt umsetzbar. Zudem kam es bei den Hilfssystemen oft zu Integrationsproblemen, viele Aufgaben konnten also weiterhin nur manuell erledigt werden, was nicht nur zeitintensiv, sondern auch ineffizient war.

Gerade bei der Verbuchung von Zahlungen, z.B. in Form einer Onlineüberweisung oder bei Vorauszahlungen über Online Travel Agencies (OTAs) kam es zu einem hohen manuellen Aufwand. So mussten bei Onlineüberweisungen, die Zahlungen erst manuell über eine Schnittstelle zu dem Bankkonto von Glück Auf Appartements abgerufen und von der Buchhaltung entsprechend aktualisiert werden. Erst dann konnten Mitarbeitende eine Zahlung final verbuchen.

Aber auch der Rechnungsversand erfolgte ausschließlich manuell, jede Rechnung musste also individuell an die Gäste verschickt und evtl. auch noch entsprechend angepasst werden. All das bedeutete einen hohen zeitlichen Aufwand und viele wiederkehrende, fehleranfällige Arbeitsschritte für das Team.

Lösung: Apaleo Pay und die Integration von straiv für eine digitale Gästereise

Durch den Wechsel zu Apaleo und der integrierten Lösung Apaleo Pay können Zahlungen jetzt vollautomatisiert abgewickelt werden. Es ist also keine manuelle Verbuchung durch das Team mehr nötig. Gleichzeitig profitieren die Gäste von einer deutlich größeren Auswahl an modernen Zahlungsmethoden, darunter z.B. PayPal, was den Bezahlprozess nicht nur komfortabler, sondern auch flexibler für die Gäste macht.

„Zahlungen sind für uns einer der kritischsten Punkte überhaupt, deshalb war es uns auch so wichtig, dieses Thema direkt im PMS abzubilden und nicht über einen externen Anbieter zu lösen. Externe Partner bedeuten oft lange Kommunikationswege. Falls es doch einmal zu Problemen mit dem Zahlungsdienstleister kommen sollte – was bisher glücklicherweise nicht der Fall war – möchten wir einen direkten Ansprechpartner mit kurzen Reaktionszeiten haben,“ erläuterte Stefan.

Glück Auf Appartements konnte zudem dank der nahtlosen Integration von straiv in Apaleo zahlreiche Prozesse entlang der Gästereise erfolgreich automatisieren. So läuft heute fast die ganze Kommunikation mit den Gästen, von der Buchungsbestätigung über den digitalen Check-in und Check-out bis hin zum Rechnungsversand, beinahe vollständig automatisiert über straiv.

Ergebnis: Zeiteinsparungen und eine zu 90% automatisierte digitale Gästereise

Die mit Apaleo Pay und straiv umgesetzten Automatisierungen ermöglichen es Glück Auf Appartements viel besser auf kurzfristige Buchungen zu reagieren. So werden Zahlungslinks jetzt direkt und automatisiert an die Gäste verschickt. Diese können dann mit wenigen Klicks und in ihrer präferierten Zahlart darüber bezahlen. Im Anschluss erhalten sie die Rechnung sowie den benötigten Zugangscode für das Apartment automatisiert zugeschickt. Jegliche Abänderung der Buchung oder Rechnung ist dabei mit wenigen Klicks und in nur kürzester Zeit machbar.

Das spart wöchentlich insgesamt um die 10 Stunden ein. Aber auch die automatisierte Buchung von Zahlungen führt zu einer Zeitersparnis von 10-15 Stunden pro Woche. Gleichzeitig zeigen sich positive Effekte auf der Gästeseite: So konnte Glück auf Appartements einen Anstieg ihrer Direktbuchungen um 11% realisieren und das, obwohl die Implementierung von Apaleo erst seit wenigen Wochen abgeschlossen ist.

Herausforderung: Zentrale Verwaltung der Apartments

Glück Auf Appartements betreibt an ihren Standorten mehrere Apartments, was besondere Anforderungen an ein PMS stellt. Denn sie benötigen eine übersichtliche und effiziente Verwaltung aller Einheiten, also ein starkes Multi-Property-Management. Das konnte ihr altes PMS allerdings nicht bieten, denn es fehlte die notwendige Systemumgebung für eine zentrale und strukturierte Abbildung der Einheiten.

Wollte ein Gast z.B. an einen Standort mit mehreren Einheiten buchen mussten sich die Mitarbeitenden einzeln in jedes Apartment ein- und ausloggen, um die Verfügbarkeit zu prüfen. Auch die Gästedaten, z.B. bei Firmenbuchungen, konnten nicht zentral gespeichert werden. Selbst wenn jemand bereits in einem Apartment übernachtet hatte, mussten die Informationen für eine Buchung in einer anderen Einheit am gleichen Standort erneut eingegeben werden.

Lösung: Zentralisierte, standortübergreifende Übersicht über alle Apartments hinweg

Mit dem Wechsel zu Apaleo, einem PMS mit Multi-Property-Funktionalität, wurde die Verwaltung der Apartments für Glück Auf Appartements deutlich einfacher und effizienter. Alle Einheiten eines Standorts lassen sich nun mit nur einem Klick überblicken und in einer zentralen Ansicht wird sofort ersichtlich, welche Apartments belegt sind, wann Verfügbarkeiten bestehen und zu welchen Preisen gebucht werden kann. Ein mühsames Ein- und Ausloggen für jede einzelne Einheit ist dabei nicht mehr nötig.

Zusätzlich haben Stefan und sein Team über Retool ein Tool in Apaleo integriert, welches Gästedaten – gerade bei Firmenbuchungen – zentral erfassen kann. Diese Daten müssen dadurch also nicht mehr manuell übertragen oder doppelt eingegeben werden, sondern stehen standortübergreifend zur Verfügung. Auch die Umsätze einer Firma können so über alle Standorte hinweg gebündelt eingesehen werden, was das Controlling erheblich erleichtert.

Ergebnis: Mindestens 40 Stunden Zeitersparnis pro Woche und 11 Häuser gingen in nur 2 Wochen live

Durch die Nutzung von Apaleo verfügt Glück Auf Appartements nun über eine zentrale und übersichtliche Verwaltung all ihrer Apartments an den verschiedenen Standorten. Buchungen und Reservierungen lassen sich damit deutlich einfacher bearbeiten und zeitraubende, manuelle Prozesse wie das ständige Ein- und Ausloggen sind nicht mehr nötig. Prozessübergreifend führt das zu einer Zeitersparnis von bis zu 40-50 Stunden die Woche.

Mit der Multi-Property-Funktionalität von Apaleo wurden aber auch die Onboarding-Zeiten der einzelnen Einheiten erheblich verkürzt, und Glück Auf Appartements konnte so 11 Häuser mit um die 122 Units innerhalb von nur 2 Wochen live schalten.

Stefan betonte dabei auch wie reibungslos und unkompliziert das Onboarding mit Apaleo verlief und er hob hervor, dass selbst Quereinsteiger innerhalb kürzester Zeit eigenständig mit Apaleo arbeiten konnten.

„Das hatte ich bisher in dieser Form in meinen knapp 15 Jahren in der Hotelbranche, weder mit Mitarbeitenden noch mit Auszubildenden, erlebt,“ ergänzte Stefan.

Ausblick:

Der Wechsel zu Apaleo war für Glück auf Appartements wie eine Art Startschuss für weiteres Wachstum, so wollen sie in den nächsten Jahren auf bis zu 350 – 400 Apartments expandieren. Ein zentrales Ziel ist es dabei die digitale Gästereise, mithilfe von Make.com und der Integration digitaler Schließsysteme, vollständig zu automatisieren.

Auch weitere Prozesse wie z.B. optionale/nicht bestätigte Buchungen sollen nach einer bestimmten Zeit wieder automatisch aus dem System gelöscht werden. Ebenso sollen Wartungsfenster automatisiert verwaltet werden, inklusive der Information, wann welche Wartung durchgeführt wurde und durch wen.

Für diese weiteren Automatisierungen sieht Stefan Apaleo dabei als das ideale PMS mit einem starken, durchdachten Grundgerüst, welches sich flexibel erweitern lässt.

„Der Wechsel zu Apaleo war für uns ein großer Game Changer, und wir freuen uns darauf, gemeinsam weiter zu wachsen. Wir haben jetzt die Freiheit zu sagen: „Das Grundgerüst steht – und überall dort, wo wir weiteren Bedarf sehen, holen wir uns den perfekten Partner mit ins Boot.“ Die Integration der einzelnen Apps ist dabei in Sekunden erledigt, und der Apaleo Store bietet eine große Vielfalt, ohne dabei überladen zu wirken,“ sagte Stefan.